Article 1: Objet

Les conditions générales de ventes décrites ci-après détaillent les droits et obligations entre d’une part l’agence UN R D’EVENEMENT (la « Société / L’organisateur»), vendant les services définis ci-après, et d’autre part la personne physique ou morale, dénommée « le Client », achetant un ou plusieurs de ces services par l’intermédiaire d’un contrat tel que défini à l’article 2 des présentes. Ces services sont soumis aux présentes conditions générales.
Les services proposés par la Société sont les suivants :
> L’organisation et/ou la gestion totale ou partielle de prestations à caractère événementiel, tels que séminaire, team building, inauguration, anniversaire d’entreprise, incentive, garden party, workshop, soirée d’entreprise, conférences, meeting, et toute opération de communication événementielle et marketing.
> La création et/ou mise en place et/ou location de décors événementiels thématiques ou de stands d’exposition marketing
> La gestion et/ou mise en place de prestations annexes (hébergement, restauration, technique, signalétique, personnel,…)

Article 2 : Contrat

Le devis, complété des présentes conditions générales de vente, constitue une proposition de contrat pour lequel le Client, ou son éventuel mandataire pour lui-même, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant.
De convention expresse entre le Client et la Société, l’acte d’envoi du seul devis signé ou bon de commande vaut de sa part acceptation des termes du contrat et notamment des présentes conditions générales de vente. Pour certains événements, l’agence pourra également imposer les conditions générales de ses partenaires qui devront également être appliquées.  L’agence enverra dans ce cas au client le détail de ces conditions en complément du devis.

Article 3 : Obligations de l’agence

L’agence a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire  ses clients, dans la limite des services contractualisés avec obligation de moyens définis à l’article 1 des présentes.

De convention expresse entre le Client et la Société, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est convenu que la Société effectue les réservations fermes avec son ou ses prestataires qu’après réception et  encaissement effectif du premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 5 des présentes. En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires prévus consécutivement au délai séparant  la réalisation du devis de l’encaissement de l’acompte, l’agence fera son possible pour proposer au Client un ou  plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services contractualisés. Cette nouvelle proposition de l’agence n’engage en aucun cas le Client qui est libre de l’accepter ou non. En cas d’acceptation de la nouvelle  proposition par le Client, la relation entre la Société et le Client se poursuit dans les conditions stipulées aux présentes et sans modification du contrat initial. En cas de refus de la nouvelle proposition, le ou les acomptes  sont remboursés au Client dans les 30 jours, à compter de la réception par la Société du refus écrit de ladite  proposition.

Article 4: Obligations du client

Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’éléments liés à l’évènement, à l’Organisateur ou à ses partenaires, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Client  fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin.

Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait  règlement de l’intégralité des sommes dues.

Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, personnels et collaborateurs de l’Organisateur.

Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par UN R D’EVENEMENT, une somme égale à 30% de tous les projets devisés et plagiés serait due à UN R D’EVENEMENT.

Article 5: Paiement

Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du devis au client. Ils sont libellés en euros et calculés hors taxes. Ils seront majorés du taux de TVA. En cas de réponse supérieure à 10 jours après l’envoi du devis, l’agence s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment si cela est justifié

La réservation sera confirmée à réception de 40% du montant total de la manifestation.

Un complément de 40% sera exigé 2 mois avant la date de manifestation.

Le solde sera versé au plus tard 10 jours avant la date de l’événement.

Lorsque la signature du contrat intervient à 30 jours ou moins du début de l’évènement, les deux acomptes  sont remplacés par un acompte unique de 80% du montant total.

> Exception : Selon le prestataire hébergement et/ou de la restauration et/ou transport, il est possible que  ses conditions générales de vente imposent une facturation globale 100% avant l’événement. Dans ce cas le client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées et procéder au règlement nécessaires de la facture.

Article 6 : Modifications du fait du client

Modification de date sur une période de trois mois : entraine une nouvelle négociation.

Modification d’effectif : le nombre final de participants facturé ne pourra être inférieur à «90% du nombre précisé sur le contrat initial».

  1. a) Si dans les 30 jours qui précèdent le début de l’événement le client souhaite réduire le nombre de

participants, UN R D’EVENEMENT pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat.

  1. b) Si dans les 30 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite augmenter le nombre de participants, UN R D’EVENEMENT fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction de ces  modifications et pourra augmenter ses coûts en conséquence. UN R D’EVENEMENT ne sera pas responsable s’il ne peut  fournir ces services supplémentaires.

Article 8 : Conditions d’annulation

Annulation par le client

Sauf accord spécial, si le Client annule la réservation ou résilie le présent contrat avant l’opération, UN R D’EVENEMENT conservera les acomptes versés quel que soit le motif de cette annulation, à titre d’indemnité contractuelle irréductible de résiliation du contrat.

Par ailleurs en cas d’annulation de la part du Client, ce dernier devra payer à UN R D’EVENEMENT, au titre de faculté de débit, les frais d’annulation suivants :

Entre la date de signature du contrat et 60 jours ouvrés avant la date de début de l’évènement, 30 % du montant total de la prestation seront dus à UN R D’EVENEMENT.

Entre la date de signature du contrat et 30 jours ouvrés avant la date de début de l’évènement, 50 % du montant total de la prestation seront dus à UN R D’EVENEMENT.

Entre 29 jours et 16 jours ouvrés avant la date de début de prestation, 80 % du montant total de la prestation seront dus à UN R D’EVENEMENT.

Moins de 15 jours ouvrés avant l’évènement, la totalité du montant de la prestation sera due à UN R D’EVENEMENT

Dans le cadre d’un événement nécessitant du transport, en cas d’annulation quel que soit sa date, si un billet est émis il est non remboursable.

Annulation par UN R D’EVENEMENT

Dans le cas où, pour une raison justifiée et indépendante de sa volonté, autre qu’un cas de force majeure, UN R D’EVENEMENT se trouverait dans l’impossibilité d’effectuer une partie ou la totalité d’une prestation prévue, sa responsabilité serait strictement limitée au remboursement des sommes de la prestation non réalisée hors couts de fonctionnement de l’agence et temps passé.

Article 9 : Responsabilité du client

Le client devra indemniser UN R D’EVENEMENT pour tout dommage ou perte, coûts et dépenses supportés par UN R D’EVENEMENT ou un de ses clients, prestataires ou employés et causés par le Client, un de ses invités, agents ou employés qui résulterait de l’organisation de l’événement.

UN R D’EVENEMENT décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le client ou appartenant aux  participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…).

Article 10 : Assurance

Dans le cadre de son activité, UN R D’EVENEMENT souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont UN R D’EVENEMENT serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause).

Néanmoins, le client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation,…) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.

Article 11: Force Majeure

UN R D’EVENEMENT ne sera pas tenu responsable en cas de non observation des présentes conditions générales dans la mesure ou le non respect de ces conditions serait dû à une cause de force majeure, notamment mais sans limitation, un incendie, une tempête, une explosion, une inondation ou catastrophe naturelle, une décision gouvernementale, une pénurie de biens, une grève, l’interruption des transports, un accident ou incident routier, ferroviaire, aérien ou maritime, ou de mauvaises conditions atmosphériques en ce qui concerne les manifestations extérieures ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le  blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, etc..

Dans ces cas de figure, le client reste redevable du règlement total de la prestation. Néanmoins, le client est libre de souscrire avant l’événement  auprès de la compagnie d’assurance de son choix à une assurance «Annulation d’opération» garantissant les pertes pécuniaires et/ou les frais supplémentaires restants à charge de l’assuré, par suite d’un des événements évoqués dans cet article.

Article 12 : Confidentialité

L’agence s’engage à ne pas vendre, partager ni divulguer des données personnelles nominatives du client à des tiers en dehors de son propre usage. Cependant, ces données peuvent être occasionnellement transmises à des tiers agissant pour le compte de l’agence ou en relation avec l’activité de l’agence dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine.

Le client peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant l’agence par courrier à l’adresse :

UN R D’EVENEMENT

9 Rue Amiral Courbet

33110 LE BOUSCAT

Article 13 : Propriété intellectuelle

En application des articles L.111-1 et L.123-1 du code de la propriété intellectuelle, la proposition d’intervention de l’agence et son contenu restent la propriété exclusive d’UN R D’EVENEMENTet ne peuvent en aucun cas être transmis et/ou mis en œuvre par une autre agence, un autre prestataire ou par un service intégré du client ou de ses partenaires.

Article 14 : Publicité et droit à l’image

A titre de références et d’actions publicitaires, l’agence est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou partie de  données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire  usage ; en particulier la dénomination sociale du client ou le nom de la marque du client, le logo du client ou de la marque du client, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou  audio.

Le client déclare avoir recueilli les autorisations Expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi l’agence de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts.

Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à l’agence, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention «Organisation UN R D’EVENEMENT».

Article 15 : Caractère personnel

Le présent contrat est personnel au Client et ne peut être cédé en aucun cas

Article 16 : Juridiction

Ce contrat est régi par la loi française et tout litige s’y apportant sera soumis à la juridiction du Tribunal de commerce de Bordeaux .